Organiser un événement

Vous êtes une association et vous souhaitez organiser un événement, nous vous remercions de compléter le questionnaire ci-dessous.

Il permettra aux services de la Mairie de contribuer pleinement à la réussite technique, logistique et sécuritaire de votre manifestation.

Le dépôt de cette demande ne vaut pas accord. Une réponse écrite sera apportée à l'organisateur après examen de votre demande.

Des précisions pourront vous être demandées ultérieurement si besoin.

Nous vous remercions du temps accordé à ce questionnaire.

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La ville de Oignies vous accompagne dans l'organisation de vos événements associatifs.

En complétant ce formulaire, vous pourrez nous indiquer l'ensemble de vos besoins afin que votre événement soit une réussite.

Certaines questions marquées d'un astérisque doivent impérativement être complétées pour que votre demande puisse être traitée.
A la fin de chaque page, nous vous invitons à cliquer sur le bouton "page suivante" afin de recenser l'ensemble de vos besoins techniques, communication ou autres.

En fin de formulaire, merci de cliquer sur le bouton "soumettre" afin que votre demande puisse être traitée par le service en charge du suivi de votre demande.

Déclarer un débit de boisson temporaire

REGLEMENTATION

VIDES GRENIERS – TROC ET PUCES
Déclaration préalable au maire obligatoire dans les 15 jours qui précèdent le début de la vente. Les organisateurs sont tenus de remplir un registre permettant l’identification des vendeurs. Les lieux publics devront impérativement être nettoyés par les organisateurs. Renseignements auprès de la Police municipale 03.21.29.00.12

• MATÉRIEL & PRESTATIONS (sous réserve de disponibilité)
Toute demande de matériel doit être raisonnable et justifiée. Elle doit être adressée à Madame le Maire entre 5 et 2 mois avant la date prévue de la manifestation.
Le prêt de matériel fera l’objet d’un état des lieux avant remise et lors du retour. Toute dégradation constatée sur le matériel fera l’objet d’une demande de remboursement émise à l’organisateur.
Si la demande est adressée dans un délai inférieur à deux mois, l’organisateur s’expose à un refus partiel ou total de mise à disposition du matériel. Les services municipaux n’assurent ni le transport, ni le montage et démontage des matériels n’appartenant pas à la ville.

• NUISANCES SONORES
Les bruits d’activité peuvent être sanctionnés dès lors qu’ils troublent de manière anormale le voisinage.
Lors de votre événement, nous vous invitons à ne pas nuire au voisinage.

• ENVIRONNEMENT
La gestion des déchets produits lors d’un événement incombe à l’organisateur. Celui-ci doit veiller au respect des règles de tri. Déposer, abandonner, jeter ou déverser tout type de déchets sur la voie publique est puni d’une amende forfaitaire.

COMMUNICATION• SITE INTERNET
Chaque association dispose d’un espace qui lui est propre sur le site www.oignies.fr
Vos coordonnées ou les membres du bureau ont changé ? Contactez le service communication pour mettre à jour vos contacts sur le site internet.

• AFFICHAGE
Sauf affichage libre, tout affichage sur le domaine public est soumis à autorisation. L’autorisation
d’affichage est soumise au respect du règlement suivant :

  • Toute publicité et tout affichage, quels qu’en soient les émetteurs, sont strictement interdits en dehors des espaces prévus à cet effet.
  • Sont notamment prohibés les affichages sur les arbres, poteaux électriques, feux tricolores ou panneaux de signalisation routière conformément aux articles L581-4 et suivants du code la route.
  • Tout affichage à but commercial, politique, religieux ou caractère raciste est interdit.
  • Les panneaux sont réservés en priorité à l’affichage de la Ville de Oignies, aux associations ayant leur siège sur la commune et à la communauté d’Agglomération.

Dans tous les cas, les campagnes d’information ou les manifestations municipales prévalent sur les réservations. La Ville se réserve un droit d’arbitrage en fonction des demandes sur les emplacements disponibles.
MENTION OBLIGATOIRE
Les organisateurs ayant bénéficié du soutien de la ville (matériel ou financier) doivent impérativement apposer le logo de la ville sur l’ensemble des documents de communication.
Vous pouvez demander le logo de la ville au format vectorisé à l’adresse courriel :service.communication@oignies.fr

LES ORGANISMES RESSOURCES

SACEM (Société des Auteurs Compositeurs et Editeurs de Musique) - www.sacem.fr
L’organisateur d’un spectacle faisant appel à de la musique doit, 15 jours avant la date de la manifestation, déclarer celle-ci à la SACEM. La délégation lui délivre alors un contrat général de représentation l’autorisant à utiliser en public toutes les oeuvres du répertoire de la SACEM. Dans les 10 jours suivant le spectacle, l’organisateur devra envoyer à la délégation SACEM le programme des oeuvres diffusées, accompagné de l’état des recettes et dépenses.

SACD (Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques) - www.sacd.fr
Une distinction doit être opérée selon que l’organisateur du spectacle a ou non recours à une troupe extérieure.

  • L’organisateur fait appel à une troupe d’amateurs ou de professionnels. C’est la troupe ou sa représentation qui détient l’autorisation d’interpréter la pièce, la chorégraphie, la comédie musicale ou l’opérette. L’organisateur doit cependant s’assurer que cette autorisation a bien été donnée par l’auteur, le chorégraphe ou le compositeur.
  • L’organisateur a pour objet l’activité théâtrale, musicale, chorégraphique. La représentation d’une pièce de théâtre, de ballets, comédies musicales, d’opérettes doit être autorisée au préalable par l’auteur ou ses ayants-droit. En conséquence, l’organisateur doit demander au délégué régional de la SACD l’autorisation de représenter l’oeuvre.

L’organisation d’une représentation théâtrale donne lieu au versement de droits d’auteur. Ainsi, tous les organisateurs de spectacles de théâtre professionnels ou amateurs doivent faire une déclaration à la SACD.

CNV (Centre National de la Chanson, des Variétés et du Jazz) - www.cnv.fr
Taxe perçue sur la billetterie des spectacles de variétés.

ASTP (Association pour le soutien du théâtre privé) - www.astp.asso.fr
L’ASTP est chargée de percevoir la taxe sur les spectacles d’art dramatique, lyrique et chorégraphique (drames, tragédies, vaudevilles, opéras, comédies musicales, comédies ou mélodrames lyriques, théâtre musical, ballets classiques ou modernes, mimodrames, spectacles de marionnettes). C’est l’organisateur du spectacle, responsable de la billetterie qui doit déclarer le montant de ses recettes hors TVA (les organisateurs de spectacles non soumis à la TVA doivent déclarer l’intégralité de leurs recettes). Dans le cas de spectacles gratuits, c’est le vendeur qui doit déclarer le montant hors TVA des droits de cession du spectacle.

CONTACTS UTILES

SERVICE COMMUNICATION
03.21.74.80.68 - service.communication@oignies.fr

SERVICES TECHNIQUES (matériels et logistiques)
03.21.40.47.20 - secretariat.techniques@oignies.fr

SERVICE INFRASTRUCTURES (organisation d’une réception)
03.21.40.90.09 - sophie.corneille@oignies.fr

POLICE MUNICIPALE (aspects sécuritaires et sécurisation de la manifestation)
03.21.29.00.12 - police.municipale@oignies.fr

SERVICES DES SPORTS (manifestations sportives et réservation salles de sports)
03.21.74.93.68 - sports@oignies.fr

SECRETARIAT DES ELUS (invitation des élus)
03.21.74.80.50 - secretariat.maire@oignies.fr

SALLES MUNICIPALES (réservation)
03.21.74.80.50 - isabelle.collot@oignies.fr